Evita estos 8 errores y tendrás un proyecto exitoso

La gestion de proyectos es muy importante, cometer un error puede desencadenar que entreguemos facturas fuera de plazo, defectos en la calidad del producto, sobrecostes e incluso la insatisfacción del cliente.

Una mala gestión en resumen puede provocar el fracaso de nuestros proyectos. Para evitarlos tendremos que conocerlos, quién no conoce el pasado está condenado a repetirlo o eso dicen, por lo tanto te contamos cuáles son los  más comunes.

1. Planificar sin experiencia ni información

Como cualquier trabajo serio, si no tenemos la  información suficiente iremos a ciegas, nuestro proyecto estará basado en hipótesis y presunciones y por lo tanto lo único que tendremos asegurado es el fracaso.

¿Qué tendremos que saber? Tendremos que conocer muy bien los objetivos de nuestro proyecto, los de la organización, los recursos que tenemos y necesitamos tanto humanos  como bienes, nuestro presupuesto…

¿En qué tendremos que tener experiencia? Tendremos que saber trabajar sobre proyectos relacionados con la tecnología, el cliente y el país en que trabajamos.

2. Gestionar de forma incorrecta los Stakeholders

Hablamos de Stakeholders cuando hablamos de todo aquel que esté interesado en nuestro proyecto, desde los usuarios, el cliente hasta la organización. Si cometemos un error al no identificar de forma correcta a los interesados o éstos no están interesados tendremos graves problemas.

Tendremos que asegurarnos que la alta dirección está comprometida con nuestro proyecto, que el usuario también está  comprometido, que encontramos a los usuarios correctos para que participen o que tenemos el personal adecuado para ejecutarlo.

3. Dejar fuera de la planificación al equipo del proyecto

Nuestro equipo de planificación será el que vaya a participar directamente en la ejecución, si no contamos con su consejo y sus sugerencias estaremos cometiendo el error número uno, sesgando información.

El equipo del proyecto necesita saber que se espera de él, cuáles son los objetivos y sus metas. Si contamos con ellos también estaremos evitando la falta de compromiso.

4. No saber gestionar los cambios

Tenemos que saber ser flexibles con los cambios, si la organización cambia cambiarán nuestros stakeholders, lo que provocará a su vez un cambio de objetivos. 

Si no sabemos jugar con estos cambios estaremos ejecutando un plan de proyectos que no se corresponde con la realidad.

5. No saber cuál es el alcance del proyecto

Si no tenemos los objetivos claros, si no hemos definido de forma clara el alcance o los medios, si no tenemos información suficiente sobre las expectativas de los usuarios que necesitamos, no sabremos entender los requisitos y necesidades de este.

6. No saber transmitir de forma adecuada

Todos los interesados deberán estar al  tanto de lo que se pretende, si no somos eficientes y ágiles transmitiendo las necesidades que van surgiendo estaremos más cerca de que se cometan errores por malentendidos. 

7. No tener las validaciones adecuadas al entregar el proyecto ni hacer gestión de riesgos

Las prisas no son buenas, pero parece que olvidamos este hecho con mucha facilidad cuando se acerca el final de los plazos o el presupuesto se nos está agotando. Para evitarlo nos tendremos que asegurar de haber hecho las pruebas de calidad del producto de forma correcta.

Junto con no tomarnos el tiempo adecuado para una buena gestión de proyectos está otro de los errores más comunes, no contar con posibles riesgos. Como la falta de experiencia con nuevas máquinas o tecnologías, bajas del personal, mala gestión de cambios que haga que los plazos se alarguen…

8. No hacer seguimientos

Es muy importante, para una buena gestión de proyectos europeos, saber que estos requieren de un seguimiento y control continuo ya que solamente de esta forma podremos medir sus resultados.

Cortejando los plazos, costes y objetivos finales con los que teníamos al inicio sabremos si nuestra planificación ha sido la adecuada y si no ha sido así dónde hemos fallado y cómo corregirlo.

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